Hoe pak je dit aan en zorg je voor verbinding met je team?
- Online samenwerking.
Stimuleer groepsverbinding en online samenwerken. Zo zorg je ervoor dat het teamgevoel er blijft en mensen leren samen te werken op deze nieuwe manier. Bijvoorbeeld een groeps-chat, (dagelijks) kort telefonisch groepsoverleg om de werkzaamheden voor die dag door te nemen of een online samenwerkingsplaats kan daarbij ingezet worden. Dit kan met of zonder leidinggevende worden ingezet. Benadruk dat medewerkers elkaar ook helpen en volgen.
- Neem als leidinggevende zelf het initiatief om contact op te nemen.
Plan vaste momenten in voor dit contact en doe dat via video bellen. Zo kun je elkaar in de ogen aankijken en heb je toch het gevoel van fysiek contact. Medewerkers voelen zich hierdoor gesteund en zijn meer gemotiveerd, het voorkomt ook dat ze in isolement raken.
Medewerkers ervaren bewust/ onbewust toch onzekerheid over zaken. De een heeft meer begeleiding nodig in deze nieuwe situatie, dan de ander. Zo kan iemand die altijd op de voorgrond treedt nu teruggetrokken zijn (en andersom). Ga er niet automatisch van uit dat degene die normaal altijd zijn weg wel vindt, of normaal wel aan de bel trekt, dat nu ook doet.
Zorg daarnaast voor terugkerende informatievoorziening. Bijvoorbeeld een wekelijkse update vanuit het management.
- Leg de verantwoordelijkheid bij de medewerkers neer.
Zij zijn in de lead om vergaderingen op te volgen en contact te zoeken. Maar houdt wel vinger aan de pols. Maak ook duidelijk dat je dit van hen verwacht. Hierbij is het van belang dat er duidelijke kaders zijn waarin de medewerker zich kan manifesteren.
- Hou de vitaliteit in het oog.
Als werkgever blijft de plicht bestaan om langdurig ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken. Heb daarom oog voor wat een medewerker eventueel wel nog kan indien hij/zij langdurig uit dreigt te vallen. Ondersteun medewerkers bijvoorbeeld met ideeën en oplossingen ten aanzien van emotionele en financiële gezondheid of moedig hen aan om voldoende aan lichaamsbeweging te doen.
- Laat medewerkers actief meedenken in oplossingen/ creatieve ideeën.
Hier kan je zelfs een spel element aan toevoegen (iemand met het leukste, creatiefste, meest unieke idee, krijgt een prijs). Als medewerkers aangeven dit lastig te vinden of met niks komen, kan het helpen om onderwerpen zelf aan te brengen. Hiermee zorg je voor een goed kader waarin de medewerker kan gaan brainstormen. Dit neemt eventuele stress meer weg.
- Zorg ook voor ontspanning.
Stimuleer of plan met je team ook momenten voor ontspanning. Denk aan een virtuele borrel, spel (vraag medewerkers om een pubquiz te organiseren). Dit komt ten goede aan het teamgevoel en geeft de manier van communiceren niet alleen een link met werk.
Om deze punten goed te laten slagen is het belangrijk om heldere werkafspraken te maken. Verder stellen medewerkers het op prijs wanneer hun leidinggevenden op de hoogte is van hun vooruitgang en hun dagelijks leven. Dit alles voorkomt dat medewerkers overbelast raken en leidt tot een vermindering van stress. Kortom blijf in contact en zorg voor heldere en duidelijke communicatie.
Communicatieprotocol
Om het voor iedere medewerker duidelijkheid te creëren adviseert JAN© een zogenaamd “communicatieprotocol” op te stellen. Hierin staat kort uitgelegd bij wie ze met verschillende vraagstukken terecht kunnen en hoe er binnen het bedrijf met bijvoorbeeld vergaderingen wordt omgegaan.
Hulp nodig bij het opstellen van een communicatieprotocol? Of heb je vragen over deze Etip?
Neem dan contact op met Elice Douque van JAN© Personeelsdiensten via EliceDouque@JAN.nl.
