Wat is e-factureren?
E-factureren gaat een stap verder en maakt van de factuur een gestructureerd bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Hierdoor kunnen de gegevens op de factuur vanuit het ene boekhoudprogramma elektronisch en geautomatiseerd verwerkt worden in een ander boekhoudprogramma.
De voordelen van e-facturen
In tegenstelling tot e-facturen moet je PDF-facturen nog altijd handmatig invoeren in je boekhouding. Alleen het verzenden gaat snel. Wist je dat op dit moment nog 83% van de facturen handmatig wordt ingevoerd? Dit komt door de kosten van scan- en herken oplossingen en de onbekendheid met elektronisch factureren. Het gevolg is dat facturen daardoor te lang blijven liggen. 34% Van de ondernemers verwerkt een factuur pas 8-30 dagen na ontvangst. Daardoor is de administratie niet bij met alle nadelen vandien. Daarnaast blijft handwerk gevoelig voor fouten.
E-facturen. In welk formaat?
Zoals je een elektronisch document of formulier vaak als PDF verstuurt en een tekstbestand als Word-document, zo zijn er ook standaarden voor e-facturen. UBL (Universal Business Language) is zo’n internationale standaard en is door de Nederlandse overheid en andere landen in Europa gekozen als dé standaard op het gebied van e-factureren.
Het einde van spookfacturen
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is het Europese standaard platform voor elektronisch factureren. Dit is een, snel groeiend, beveiligd netwerk waarop bedrijven en overheidsinstellingen zich na verificatie kunnen aansluiten. Alle klanten van op PEPPOL aangesloten leveranciers van financiële software kunnen onderling direct facturen uitwisselen. De boekhoudkundige verwerking gaat vervolgens automatisch. Hierdoor moeten spookfacturen tot het verleden gaan behoren.
Klinkt goed. En nu?
Het starten met e-facturatie is makkelijker dan je denkt. In diverse facturatiesoftware is dit met het aanzetten van een vinkje zo geregeld. Vanaf dat moment wordt de e-factuur in UBL-formaat meegestuurd met de gebruikelijke PDF-factuur via de email.
Om de e-factuur ook via het beveiligde Peppol-netwerk te versturen, kun je in veel gevallen inloggegevens aanvragen en aan de slag. In Exact wordt deze aansluiting zelfs gratis en zonder extra inlog voor je geregeld.
Wil je dit ook? Neem dan contact met ons op, of met je contactpersoon bij JAN©.
Let op!
Per 18 april 2019 breidt de verplichting voor e-factureren aan de overheid uit
